Virtuelle Orte (Onlineräume) - Einrichtung und Nutzung
Was sind virtuelle Orte und wie können diese genutzt werden?
Mit virtuellen Orten können Sie in cmxOrganize Online-Büros, Beratungsräume, Besprechungsräume, u.v.m. einrichten.
Mitarbeitende und externe Kontakte können dort ohne zusätzliche Software:
- Video- und Audiogespräche führen
- Bildschirminhalte teilen
- Nachrichten austauschen
- Weitere Personen zu Gesprächen hinzufügen
Wie erstellt man virtuelle Orte in cmxOrganize?
Virtuelle Orte werden wie normale Orte in cmxOrganize angelegt. Da diese jedoch nicht wirklich existieren, ist die Besonderheit, dass das Attribut "virtuell" auf der Detailseite des Orts auf "ja" gestellt wird.
Virtuelle Orte können für Geschäftsstellen oder individuell für Mitarbeiter, in den jeweiligen Erweiterungen angelegt werden. Auf den Detailseiten der Erweiterung gibt es das Attribut "Virtueller Ort". Über dieses Attribut kann entweder ein vorhandener virtueller Ort verknüpft oder ein neuer virtueller Ort erstellt werden.
So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die entsprechende Geschäftsstellen- oder Mitarbeitererweiterung.
- Klicken Sie beim Attribut „Virtueller Ort“ auf die drei Punkte (...).
- Wählen Sie einen vorhandenen Ort über „Auswählen“ oder erstellen Sie über „Ort erstellen“ einen neuen.
Bei einem neuen Ort legen Sie folgende Attribute fest:
- Name = z. B. „Online-Kundenbetreuung“ oder "Online-Büro Mathias Baumgarten"
- Art = In den meisten Fällen wählt man hier "Raum" aus. Räume können aber wie in der echten Welt auch in virtuellen Gebäuden zusammengefasst werden.
- Virtuell = Bestimmt, dass es sich um einen virtuellen und keinen realen Ort handelt.
- Bezugsort (optional) = Übergeordneten Ort auswählen.
Orte für Geschäftsstellen
Virtuelle Orte bei Geschäftsstellen können als Online-Beratungsräume im Internetauftritt oder intern für allgemeine Besprechungsräume verwendet werden, die keiner Person zugewiesen sind.
Damit ein virtueller Ort als Online-Beratungsraum genutzt werden kann, muss dieser im Internetauftritt publiziert sein. Hierbei ist zu beachten, dass externe Kontakte nur die Mitarbeiter ansprechen können, welche sich aktiv in diesem virtuellen Ort aufhalten.
Orte für Mitarbeiter
Ein virtueller Ort eines Mitarbeiters entspricht seinem Online-Büro. Dieser Ort kann ebenfalls für interne sowie externe Gespräche genutzt werden. Damit er online genutzt werden kann, muss er im Internetauftritt publiziert sein.
Hierbei ist zu beachten, dass man immer in seinem Online-Büro angesprochen werden kann.
Wie kann man z.B. Öffnungszeiten oder weitere Informationen im virtuellen Ort hinterlegen?
Individuelle Informationen kann man im jeweiligen virtuellen Ort, über die Applikation "Inhalte" hinterlegen. Hat man die Applikation geöffnet, kann man über die Methode "Absatz" einen entsprechenden Text anlegen.
Alternativ können solche Informationen natürlich auch in Artikeln hinterlegt werden, welche die Links zum virtuellen Ort enthalten.
Wie publiziert man virtuelle Orte, damit diese extern genutzt werden können?
Orte können überall im Internetauftritt frei publiziert werden. Meist handelt es sich dabei um einen Artikel oder den Mitarbeiter bzw. die Geschäftsstelle des Ortes selbst.
Um einen Ort zu publizieren wird dieser einfach als Inhalt hinzugefügt.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Applikation „Inhalte“.
- Klicken Sie auf „Inhalt erstellen“.
- Wählen Sie bei „Betrifft“ das Objekt „Ort“.
- Verknüpfen Sie über die drei Punkte (...) den virtuellen Ort.
Wenn sie einen Ort rein über einen Link verfügbar machen wollen, erstellen sie einfach eine Publikation im jeweiligen Ort und weisen diese dem entsprechenden Internetauftritt zu.
Außerdem haben sie die Möglichkeit einen relativen Pfad in der Publizkation anzugeben. Zum Beispiel: cmxkonzepte.de/online-buero-mathias-baumgarten
Wie kann ein Mitarbeiter von externen Personen angesprochen werden?
Um im virtuellen Raum einer Geschäftsstelle angesprochen werden zu können, muss man diesen in einem Browserfenster geöffnet haben. Wenn das Browserfenster geschlossen wird, ist man nicht mehr ansprechbar
Im eigenen virtuellen Ort, ist man immer ansprechbar. Ist man nicht online, schlägt die Anspreche fehl.
Befindet sich ein Mitarbeiter in einem Gespräch in einem virtuellen Ort, ist dies in der Übersicht auf der Detailseite des virtuellen Orts ersichtlich.
Welche Möglichkeiten gibt es, um ein Gespräch in dem virtuellen Besprechungsraum zu beginnen?
Intern
Intern können Mitarbeiter aber auch Gruppen angerufen werden. Öffnen sie dazu die entsprechende Interaktion und klicken Sie auf "Anrufen". Die Beteiligten werden über eine Echtzeitbenachrichtigung über den Anruf benachrichtigt (linke Seite, unter der Navigationsleiste).
Extern
In einem virtuellen Raum, den man über den Internetauftritt geöffnet hat, steht kein Button "Anrufen" zur Verfügung. Der Ablauf ist eher der, dass man sich trifft und anspricht (Button "Ansprechen" bei der jeweiligen Person"). Wenn bereits ein Gespräch läuft, kann man diesem einfach beitreten (Button "Gespräch beitreten"). Wenn man eine Person zu einem Gespräch dazu holen möchte, kann man einfach auf den Button "Dazu holen" bei der jeweiligen Person klicken.
Gespräche die auf "nicht stören" stehen, können von extern nicht angeklickt werden.
Benachrichtigung über Anruf
Erläuterung der Methoden der Benachrichtigungen:
- Methode "Annehmen" - Ein Klick auf diese Methode nimmt das Gespräch an indem man zum Gespräch des Anrufers weitergeleitet wird.
- Methode "Ablehnen" - Ein Klick auf diese Methode, informiert den Anrufer per Benachrichtigung darüber, dass man nicht dem Gespräch beitreten will.
- Methode "Anrufer zu meinem Gespräch hinzufügen" - Befindet man sich selbst in einem Gespräch (egal ob extern oder intern), kann man auf diese Methode klicken, um den Anrufer zum aktuell laufenden Gespräch hinzuzufügen. Der Anrufer bekommt dann eine Benachrichtigung, über welche er dem laufenden Gespräch beitreten kann.
Aufbau eines Gesprächs
Gespräche gliedern sich in fünf Bereiche.
Nachrichten
Dieser Bereich stellt den klassischen Echtzeit-Chat-Bereich dar.
Benachrichtigungen
Hier werden Anrufe dargestellt. Hier kann der Angerufene noch einmal benachrichtigt oder der Anruf abgebrochen werden.
Video-Bereich
in diesem Bereich findet das eigentliche Gespräch statt. Videos der Teilnehmer und übertragene Bildschirme werden hier angezeigt.
Ort
Hier wird der Ort dargestellt in dem sich das Gespräch befindet. Im Ort wiederum werden alle Gespräche dargestellt, die hier stattfinden. Es werden aber auch alle Personen dargestellt, die aktuell nicht in einem Gespräch sind.
Beim eigenen Gespräch, kann ein Mitarbeiter weitere Teilnehmer hinzufügen.
Eigenschaften
Die Eigenschaften des Gesprächs werden nur im Internen Bereich angezeigt. Externe Teilnehmer sehen diese nicht.
- betrifft: Stellt dar in welchem thematischen Kontext das Gespräch stattfindet.
- Ort: Ort in dem das Gespräch stattfindet
- nicht stören: Hat das Gespräch diese Eigenschaft, kann ein externer Kontakt dem laufenden Gespräch nicht beitreten
- Vorgang: Wurde das Gespräch aus dem Kontext eines Vorgangs heraus gestartet, wird dieser hier extra dargestellt.
- Termin: Wurde das Gespräch im Rahmen eines Termins gestartet, wird dieser hier dargestellt
Möglichkeiten im Video-Gespräch
Im eigenen Bereich hat der Benutzer die meisten Möglichkeiten:
- Textbox "Name": Hier kann der Benutzer seinen Namen eintragen, wenn er als externer Benutzer beigetreten ist. Ein Mitarbeiter hat diese Möglichkeit nicht.
- Button "Mikrofon": Ein- und ausschalten des eigenen Mikrofons
- Button "Kamera": Ein- und ausschalten der eigenen Kamera
- Button "Lautsprecher": Ein- und ausschalten der eigenen Lautsprecher
- Button "Bildschirm 1": Möglichkeit einen eigenen Bildschirm oder Bereich auf dem eigenen Bildschirm zu übertragen.
- Button "Bildschirm 2": Weitere Möglichkeit einen eigenen Bildschirm oder Bereich auf dem eigenen Bildschirm zu übertragen.
- Button "Emojies": Hier haben Sie die Möglichkeit Emotionen oder Informationen mittels Emoticons zu teilen.
Übliche Fehler bei ausbleibendem Kamerasignal:
- Es ist eine Webcam angeschlossen / verfügbar.
- Die Webcam wird nicht durch ein anderen Programm blockiert.
- Der Zugriff auf die Webcam wurde im Browser erlaubt.
- Der Zugriff auf die Webcam wurde in den Sicherheitseinstellungen/Datenschutzeinstellungen im Betriebssystem erlaubt.
- Der Zugriff auf die Webcam wurde per Privacy-Schalter (bei Notebooks) / erlaubt.
Kamera auswählen: Wurde der Zugriff auf die Webcam gewährt, wird hier die Webcam angezeigt, welches für das Gespräch genutzt wird. Sind mehrere Webcams verfügbar, kann die zu nutzende Webcam über das Dropdown-Menü geändert werden. Wird hier keine Webcam angezeigt, wurde entweder dem Browser kein Zugriff auf diese gestattet, die Sicherheitseinstellungen oder Datenschutzeinstellungen im Betriebssystem sind falsch, der Privacy-Schalter (bei Notebooks) ist aus oder es ist keine Webcam angeschlossen oder aktiv.
Lautsprecher auswählen: Wurde der Zugriff auf den Lautsprecher oder das Headset gewährt, wird hier das Audiowiedergabegerät angezeigt, welches für das Gespräch genutzt wird. Sind mehrere Audiowiedergabequellen verfügbar, kann das Audiowiedergabegerät über das Dropdown-Menü geändert werden. Wird hier keine Audiowiedergabequelle oder die Meldung "Kein Lautsprecher verfügbar" angezeigt, wurde entweder dem Browser kein Zugriff auf dieses gestattet oder es stimmt etwas mit den Audiowiedergabegerät nicht.
Wie beendet / verlässt man ein Gespräch?
Um das Gespräch zu verlassen gibt es drei Möglichkeiten:
- Fenster/Browsertab schließen
- Zum aktuellen virtuellen Ort wechseln (Klick auf Ort)
- Button "Beenden" im Gespräch (steht nur Mitarbeitern zur Verfügung)